El formato del listado censal contiene una hoja con unas instrucciones escasas sobre cómo diligenciar el formato en la hoja nombrada “DICCIONARIO DE VARIABLES”. Hay confusión sobre las reglas con el resultado de que casi todos los resguardos están interpretando varias columnas de formas diferentes. Es necesario indagar sobre cuales son las reglas que el Ministerio del Interior va a aplicar al momento de procesar los archivos de los listados censales.
Pregunta 1-1: ¿Existe un manual de diligenciamiento del formato que detalla el procedimiento, la interpretación y las reglas de validez, adicional al diccionario de variables?
Pregunta 1-2: ¿Hay un enlace oficial en la página del Ministerio del Interior para descargar la versión vigente del formato?
Pregunta 1-3: ¿Las columnas de fechas deben contener valor del tipo “fecha” (“Número de serie de fecha de Excel” o “Excel date serial number”) o un texto en formato “DD/MM/AAAA” es también permisible?
Pregunta 1-4: Para las columnas numéricas, ¿el formato de la celda debe ser “número” o se aceptan también un número escrito en una celda del formato “texto”?
Pregunta 1-5: ¿Se permite agregar nuevas hojas al formato?
Pregunta 1-6: ¿Se permite agregar nuevas columnas al formato?
Pregunta 1-7: ¿Se permite modificar los estilos, fuentes, colores etc de los formatos?
Pregunta 1-8: ¿Se permite agregar filtros, reglas de validez, condiciones, anotaciones u otros elementos que pueden facilitar el diligenciamiento?
Pregunta 2-1: ¿Las columnas que refieren a los atributos del resguardo deben estar diligenciados para todas las filas, o solo para la primera fila? (“VIGENCIA”, “DEPARTAMENTO”, “MUNICIPIO”, “CODIGO RESGUARDO INDIGENA”, “NOMBRE DE RESGUARDO INDIGENA”, “COMUNIDAD”, “NUMERO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE CONSTITUCIÓN O REGISTRO”, “FECHA DE ACTO ADMINISTRATIVO DE CONSTITUCIÓN O REGISTRO”, “NOVEDAD TERRITORIAL”)
Pregunta 2-2: Sobre “DEPARTAMENTO”, el diccionario indica “Nombre del departamento”. Mientras pueden haber diferentes formas de escribir el nombre del departamento, en Colombia el DANE ha asignado un código numérico a cada departamento. El uso del código evita problemas de diferencias de ortografía, diacríticos, mayúsculas/minúsculas etc. Sin embargo, el formato pide un nombre del departamento. ¿Cuál lista oficial de nombres de los departamentos se debe utilizar?
Pregunta 2-3: Sobre “MUNICIPIO”, el diccionario indica “Nombre del municipio”. Igual que los departamentos, en Colombia el DANE ha asignado un código numérico a cada municipio. El uso del código evita problemas de diferencias de ortografía, diacríticos, mayúsculas/minúsculas etc. Sin embargo, el formato pide un nombre del municipio. ¿Cuál lista oficial de nombres de los municipios se debe utilizar?
Pregunta 2-4: Sobre “CODIGO RESGUARDO INDIGENA”, el “DICCIONARIO DE VARIABLES” indica: “Código único para cada resguardo indígena según DANE”. ¿Hay una lista publicada de los códigos válidos?
Pregunta 2-5: Sobre “NOMBRE DE RESGUARDO INDIGENA”, el diccionario indica “Nombre oficial del resguardo indígena según como registra en resolución o acta de constitución de ANT, INCODER”. ¿Hay una lista publicada de los nombres oficiales?
Pregunta 2-6: Sobre “COMUNIDAD”, el diccionario indica un “texto” pero luego dice “Las comunidades que están fuera de resguardo y son reconocidas por el ministerio del Interior, esta entidad le asigan el código.” ¿Esta columna representa el código o un nombre?
Pregunta 2-7: Sobre “COMUNIDAD”, el diccionario indica “Se registra la comunidad dentro o fuera del resguardo indígena y/o que sea reconocida por el Ministerio del Interior.” ¿En cuales casos se debe diligenciar este campo y en cuales casos de debe dejar en blanco? Por favor explica el sentido de “comunidad dentro del resguardo indígena”, ¿se refiere a una comunidad que que está en tramites para constituir un resguardo diferente que el resguardo en que se encuentran actualmente?
Pregunta 2-8: Sobre “NUMERO DE VIVIENDA”, ¿es necesario mantener la enumeración año tras ano? El diccionario indica que se trata del “Número de orden de la Vivienda asignado por el censista”.
Pregunta 2-9: Sobre “FAMILIA”, el diccionario indica “Número asignado a la familia según censista o resguardo” y luego “Mantener código si ya existe”. Mantener el código año tras año no es trivial, primero porque implica adaptar los procesos de diligenciamiento y actualización a este requerimiento, con posibles cambios logísticos significativos. También es complejo porque la composición de una familia puede cambiar, dos familias pueden convertirse en una sola o la cabeza de familia puede salir y conformar otra familia. ¿Cuales son las reglas específicas con respecto a mantener el código de “FAMILIA”?
Pregunta 2-10: Sobre “TELEFONO”, el diccionario indica “Relacionar el número de la persona responsable del censo o de la autoridad indígena en el territorio indigena”. ¿Se debe diligenciar esta columna para todas las filas o solo la primera?
Pregunta 2-11: Sobre “CANTIDAD DE HIJOS NACIDOS VIVOS”, el diccionario indica “Relaciona el numero de hijo(a)s nacidos vivos para mujeres de 10 años o mas en su vida reproductiva”. ¿Se debe diligenciar solo para personas del sexo femenino mayores 10 años, dejándolo en blanco para otras? ¿Cómo se debe calcular la edad? ¿Según el primer día del año, la fecha de diligenciamiento o alguna otra fecha?
Pregunta 2-12: Sobre “NUMERO DE HIJOS SOBREVIVIENTES”, el diccionario indica “De los hijos e hijas, que nacieron vivos(as), de . . . ¿cuántos están vivos actualmente? (para mujeres de 10 años o mas )”. ¿Para personas del sexo femenino mayor de 10 años que no han tenido hijos y tienen “0” en la columna “CANTIDAD DE HIJOS NACIDOS VIVOS”, se debe dejar la celda en blanco o en cero?
Pregunta 2-13: Sobre “FECHA DE NACIMIENTO DEL ULTIMO HIJO NACIDO VIVO”, el diccionario indica “Relacione el día, mes y el año de nacimiento del último hijo o hija nacido(a) vivo(a) (Para mujeres de 10 años o mas)”. ¿Para personas del sexo femenino mayor de 10 años que no han tenido hijos y tienen “0” en la columna “CANTIDAD DE HIJOS NACIDOS VIVOS”, se debe dejar la celda en blanco?
Pregunta 2-14: Sobre “CUANTAS PERSONAS FALLECIERON EL AÑO ANTERIOR”, el diccionario indica “Contabiliza el total de muertes registradas en un hogar o familia durante el último año anterior”. No es claro si se refiere al número de muertes en la vivienda o en la familia. ¿Se debe diligenciar para todas las filas o solo para la cabeza de familia? ¿Se debe colocar 0 si no han habido muertes o dejar la celda en blanco?